شرح وظایف منشی کلینیک زیبایی

منشی کلینیک زیبایی

قصد تاسیس کلینیک زیبایی خود را دارید و به دنبال فردی مناسب به عنوان منشی هستید؟ کلینیک زیبایی خود را تاسیس کرده‌اید اما نمی‌توانید فرد مناسب را به عنوان منشی کلینیک زیبایی پیدا کنید؟ اگر شما نیز به دنبال این هستید که با وظایف منشی کلینیک زیبایی آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

اهمیت منشی کلینیک زیبایی

منشی یک کلینیک زیبایی اولین شخصی است که فرد پس از مراجعه به کلینیک با آن رو به رو می‌شود. مراجعه کنندگان چه به صورت حضوری و چه به صورت تلفنی با اولین شخصی که برخورد دارند منشی کلینیک زیبایی است. بنابراین منشی کلینیک زیبایی می‌تواند در دیدگاه افراد نسبت به کلینیک زیبایی تاثیر مستقیم داشته باشد.

به طور کلی کلینیک‌ زیبایی به دلیل آن که محل انجام امور زیبایی و گاها عمل‌های زیبایی است می‌تواند باعث ایجاد استرس و اضطراب در افراد باشد. بنابراین وجود فردی با صبر و حوصله که به سوالات شما پاسخ دهد و رفتاری دوستانه داشته باشد بسیار حائز اهمیت است. علاوه بر این، یک منشی کاربلد علاوه بر انجام وظایف خود با ایجاد محیطی آرام به پزشکان و پرستاران کلینیک این امکان را می‌دهد که روی کار اصلی خود که معالجه بیماران است تمرکز کنند.

وظایف منشی کلینیک چیست؟

وظایف منشی کلینیک زیبابی

منشی یک کلینیک زیبایی با توجه به خدماتی که در کلینیک زیبایی ارائه داده می‌شود، تعداد مراجعه کنندگان، انتظارات کارفرما و … ممکن است وظایف مختلفی را بر عهده بگیرد. در ادامه مهم‌ترین وظایف منشی کلینیک زیبایی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

  • نوبت دهی به مراجعه کنندگان یکی از اصلی ترین وظایف منشی کلینیک زیبایی نوبت دهی و زمان بندی مناسب برای حضور مراجعه کنندگان در کلینیک زیبایی است. نوبت دهی باید به صورت دقیق برنامه ریزی شود و کمی منعطف باشد تا در مواقع اورژانسی و یا عدم حضور مراجعه کنندگان در ساعات مقرر، برنامه سایر مراجعه کنندگان تغییر زیادی نداشته باشد.
  • جمع‌آوری و دسته بندی اطلاعات مراجعه کنندگان منشی‌ها می‌بایست اطلاعات مربوط به مراجعه کنندگان را در پرونده‌ای مجزا برای هر شخص یادداشت کنند و یا به صورت کامپیوتری ثبت کنند. بنابراین لازم است که منشی کلینیک زیبایی با دقت مراجعه کنندگان هر بخش کلینیک زیبایی را دسته بندی کند تا در صورت نیاز در کم ترین زمان ممکن بتوان به این اطلاعات دست یافت. علاوه بر این منشی یک کلینیک زیبایی باید اطلاعات مربوط به بیماران را در صورت نیاز آپدیت کند. به طور مثال اگر آدرس، شماره تماس، خدمات مورد نیاز فرد و … در طول زمان تغییر کند لازم است که این اطلاعات اپدیت شود.
  • تماس با مراجعه کنندگان برای فیکس زمان حضور در کلینیک زیبایی بسیاری از کلینیک‌های زیبایی برای این که مراجعه کنندگان در ساعت مقرر در کلینیک حضور داشته باشند یک روز قبل از زمان مراجعه به صورت تلفنی و یا با ارسال پیام زمان حضور مراجعه کنندگان را به آن‌ها یادآور می‌شوند. معمولا وظیفه اطلاع رسانی ساعت حضور در کلینیک به مراجعه کنندگان بر عهده منشی کلینیک زیبایی است. این کار باعث می‌شود که همه در ساعت مقرر در کلینیک حضور داشته باشند و یا اگر شخصی قصد کنسل کردن نوبت خود را داشت بتوان نوبت را با شخص دیگری جا به جا کرد.
  • پاسخ به تماس‌های تلفنی در روز افراد زیادی برای رزرو نوبت و یا پرسش درباره خدمات ارائه شده در کلینیک تماس می‌گیرند و وظیفه منشی کلینیک زیبایی است که به این تماس‌ها پاسخ دهد و ابهامات مراجعه کنندگان را برطرف کند.
  • بررسی انتقادات مراجعه کنندگان یکی از وظایف منشی یک کلینیک زیبایی بررسی انتقادات و پیشنهادات مراجعه کنندگان است. ممکن است افراد نسبت به خدمات ارائه شده رضایت کافی نداشته باشند و این موضوع را با منشی در میان بگذارند. بنابراین لازم است که در این زمان منشی با آرامش به انتقادات گوش سپارد و در صورت لزوم بر جلب رضایت مراجعه کنندگان تلاش کند. گاهی نیز افراد مراجعه کننده پیشنهادات سازنده ای را مطرح می‌کنند که بهتر است منشی این موضوعات را با مالک کلینیک در میان بگذارد تا در صورت لزوم هرچه سریعتر اجرایی شوند.

منشی کلینیک زیبایی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

ویژگی‌های یک منشی کلینیک زیبایی

در بخش قبل یا وظایف منشی یک کلینیک زیبایی اشنا شدید اما یک منشی خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا فردی مناسب برای کار در کلینیک زیبایی باشد؟ در ادامه مهم ترین ویژگی‌هایی که یک منشی کاربلد باید دارا باشد مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

  • ارتباط اجتماعی قوی. مهم ترین ویژگی یک منشی کلینیک زیبایی ارتباط اجتماعی بالا است. منشی باید بتواند با مراجعه کنندگان ارتباط برقرار کند و شنونده خوبی نیز برای آن‌ها باشد. همچنین یک منشی کاربلد باید پاسخ سوالات احتمالی مراجعه کنندگان را بداند و با اعتماد به نفس به سوالات آنان پاسخ دهد تا هیچ شبه‌ای برای آنان باقی نماند.  
  • رفتار مناسب با بیماران. رفتار منشی با مراجعه کنندگان باید صمیمانه و در عین حال حرفه‌ای باشد. منشی باید رفتاری دوستانه، صبورانه، آرام و مثبت نسبت به مراجعه کنندگان داشته باشد تا افراد در زمان حضور در کلینیک احساس آرامش داشته باشند. اگر منشی با رفتار نامناسب و یا کج خلقی با مراجعه کنندگان برخورد کند باعث احساس ناراضیتی در مراجعه کنندگان می‌شود که عواقب خوبی در پی نخواهد داشت.
  • مهارت در انجام امور اداری و مدیریت زمان. یک منشی کاربلد باید بر انجام امور اداری مختلف همچون نامه نگاری‌های اداری، کار با کامپیوتر، ثبت و ضبط اطلاعات و … مسلط باشد. این کار باعث می‌شود تا تمامی امور با سرعت بیشتری انجام گیرد و نیاز به استخدام افراد مختلف کاهش یابد.   
  • توانایی انجام چند کار به صورت همزمان. معمولا کلینیک‌های زیبایی محلی پرتردد هستند و افراد زیای برای انجام امور مختلف به صورت روزانه به کلینیک‌های زیبایی مراجعه می‌کنند. صحبت با بیماران، نظارت بر انجام امور مختلف، تنظیم مجدد قرار ملاقات‌ها، پاسخ دادن به پیام‌ها، پاسخ دادن به تماس‌ها… همه این‌ها می‌تواند در روزهای شلوغ بسیار طاقت فرسا باشد. منشی کلینیک زیبایی باید بتواند به تمامی این امور رسیدگی کند و توانایی انجام چند کار به صورت همزمان را داشته باشد.
  • آشنایی نسبت به امور زیبایی. همان طور که در بخش‌های قبل نیز مورد بررسی قرار گرفت، یکی از وظایف منشی کلینیک پاسخ به سوالات مراجعه کنندگان است. بنابراین لازم است که منشی کلینیک زیبایی نسبت به امور زیبایی و مراحل انجام آن اطلاعات داشته باشد. اگر فردی بدون هیچ آشنایی با امور زیبایی به عنوان منشی در کلینیک زیبایی مشغول به کار شود مدت‌ها طول می‌کشد تا نسبت به امور زیبایی اطلاعات کسب کند و همین موضوع ممکن است موجب عدم رضایت مشتریان شود.
  • تسلط بر نرم افزارهای مورد نیاز در کلینیک زیبایی. امروزه نرم افزارهای مختلفی برای انجام امور مربوط به کلینیک زیبایی طراحی شده است که علاوه بر صرفه جویی در وقت کمک بزرگی به پرسنل در انجام امور می‌کند. این نرم افزارها ممکن است برای نوبت دهی، نوشتن نسخه، استفاده از پوشش بیمه، ارسال پیام و … مورد استفاده قرار بگیرند. بنابراین لازم است که منشی یک کلینیک زیبایی نسبت به این نرم افزارها آشنایی لازم را داشته باشد تا بتواند به بهترین نحو ممکن بر انجام امور مختلف نظارت داشته باشد.

نتیجه گیری

یکی از موثرترین افراد در کلینیک زیبایی منشی است که انجام امور مختلفی را برعهده دارد. منشی یک کلینیک زیبایی می‌تواند با رفتار مناسب رضایت مشتریان را جلب کند و از همین طریق بر تعداد مراجعه کنندگان شما بیفزاید. بنابراین توصیه ما به شما این است که زمان زیادی را صرف پیدا کردن یک فرد مناسب به عنوان منشی کلینیک زیبایی خود کنید.

اگر قصد تاسیس کلینیک زیبایی دارید و هنوز در این باره مطمئن نیستید و یا اینکه قصد دارید کلینیک زیبایی خود را گسترش دهید، پیشنهاد ما به شما پیکاپ سرمایه است. پیکاپ سرمایه با بیش از 6 سال سابقه تاسیس و تجهیز کلینیک‌های زیبایی در زمینه طراحی و تنظیم بیزینس پلن، انتخاب لوکیشن، فروش دستگاه، استخدام پرسنل و … آماده خدمت رسانی به شما است. شما برای اطلاع بیشتر از خدمات پیکاپ سرمایه می‌توانید با تکمیل فرم مورد نظر در صفحه تماس با ما منتظر تماس کارشناسان فروش ما باشید.

ما را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید

ما را دنبال کنید

به منظور راهنمایی هر چه بهتر مشاوران ما فرم زیر را پر کنید تا در سریعترین زمان ممکن با شما تماس بگیریم

"*" indicates required fields

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اینستاگرم linkedin واتس آپ واتس آپ تلگرام